Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Hillegom houdende regels omtrent Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hillegom 2018

Publicatiedatum:

donderdag 22 november 2018

Originele publicatie downloaden:

Type bekendmaking:

Verordeningen

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Hillegom houdende regels omtrent Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hillegom 2018

De raad van de gemeente Hillegom,

gelezen het voorstel van de burgemeester en de griffier van 27 augustus 2018,

gelet op

-
artikel 33 van de Gemeentewet,

besluit

de onderstaande Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hillegom 2018 vast te stellen:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hillegom 2018

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;
b.
ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;
c.
document: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat (conform de Wet openbaarheid van bestuur);
d.
fractie: fractie als bedoeld in artikel 6 van het Reglement van orde voor de gemeenteraad van Hillegom;
e.
openbaar: documenten waaromtrent geen geheimhouding krachtens de artikelen 25, 55 of 86 Gemeentewet is opgelegd;
f.
secretaris: de gemeentesecretaris.

Paragraaf 2 Informatie en bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

1.
Een raadslid wendt zich tot de griffie of een ambtenaar met een verzoek om:
- a.
  feitelijke informatie van geringe omvang;
- b.
  inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
2.
Als de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist zo spoedig mogelijk.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

1.
Een raadslid wendt zich tot de griffie met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
2.
De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie, met inachtneming van het bepaalde in artikel 4. Als de gevraagde bijstand niet door hen kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 4 Weigeren van ambtelijke bijstand

1.
De griffie verleent geen bijstand en de secretaris wijst geen ambtenaar aan als naar het oordeel van de griffier respectievelijk de secretaris:
- a.
  het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
  de ambtelijke bijstand het belang van de gemeente kan schaden.
2.
Als zij de bijstand op grond van het eerste lid weigeren, delen de griffier en de secretaris dit met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 5 Geschil bij weigeren van ambtelijke bijstand

1.
Als de griffie een verzoek om ambtelijke bijstand weigert, kan het raadslid het verzoek voorleggen aan het presidium. Het presidium beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
2.
Als de secretaris een verzoek om ambtelijke bijstand weigert, kan het raadslid of de griffier het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 6 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

1.
Als een raadslid niet tevreden is over door een griffiemedewerker verleende bijstand treedt hij in overleg met de griffier. Bij ontevredenheid over verleende bijstand door de griffier kan hij zich richten tot de werkgeverscommissie.
2.
Als een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, treedt hij of de griffier hierover in overleg met de secretaris.
3.
Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 7 Verstrekken van informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

1.
De ambtenaar of secretaris verstrekt het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd informatie over het verzoek.
2.

Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over de inhoud van de verleende ambtelijke bijstand wenden zij zich rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning

Artikel 8 Recht op fractieondersteuning

1.
De griffier beheert voor elke fractie een budget ter ondersteuning van het functioneren.
2.
Dit budget bestaat uit een bedrag per fractie en een bedrag per raadszetel. De hoogte van de bedragen wordt jaarlijks bepaald bij de vaststelling van de begroting.
3.
In een kalenderjaar kunnen fracties onkosten die voldoen aan artikel 9 van deze verordening bij de griffier declareren tot een totaal bedrag dat gelijk is aan het jaarbudget van de betreffende fractie.

Artikel 9 Besteding van fractieondersteuning

1.
Fracties besteden het budget, bedoeld in artikel 8, uitsluitend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
2.
Het budget mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
  uitgaven die in strijd zijn met een wettelijke bepaling;
- b.
  betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
- c.
  giften, leningen en beleggingen;
- d.
  uitgaven die op grond van een andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege;
- e.
  uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten;
- f.
  partijpolitiek georiënteerde scholing of training.
3.
Bij twijfel of bepaalde kosten uit het fractiebudget vergoed mogen worden of als de griffier en de betrokken fractie hierover van mening verschillen, wordt dit voorgelegd aan het presidium van de raad. Het presidium beslist zo spoedig mogelijk.

Artikel 10 Splitsing fractie

1.
Bij splitsing van een fractie wordt het op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde jaarbudget voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
2.
De aan de oorspronkelijke fractie verstrekte vergoedingen worden met de nieuwe fractiebudgetten verrekend eveneens naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 11 Verantwoording

1.
De griffie maakt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, een overzicht van de bestedingen van de fracties die uit de fractiebudgetten betaald zijn en stuurt dit naar het presidium.
2.
Na controle biedt het presidium de raad het overzicht ter vaststelling aan.
3.

De raad stelt de hoogte van de financiële bijdragen vast.

Paragraaf 4 Slotbepaling

Artikel 12

1.
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 april 2018.
2.
Na inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning vastgesteld bij raadsbesluit van 22 mei 2014.

Aldus besloten door de raad in zijn vergadering van 8 november 2018.

drs. P.M. Hulspas-Jordaan

griffier

A. van Erk

voorzitter

TOELICHTING OP DE VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING

ALGEMEEN

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel luidt:

1.
De raad en elk van zijn leden hebben recht op ambtelijke bijstand.
2.
De in de raad vertegenwoordigde groeperingen hebben recht op ondersteuning.
3.
De raad stelt met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen een verordening vast. De verordening bevat ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit betekent dat in aanvulling op deze verordening ook titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 11) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

Omdat deze subsidie niet door burgemeester en wethouders wordt verleend, is de Algemene subsidieverordening Hillegom niet van toepassing.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vormt, via de gemeentesecretaris, de schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak.

Dat de raad beschikt over een griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie, zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar moeten aanwijzen die de bijstand verleent.

Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale taakuitoefening van de ambtenaar. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, heeft het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Alleen de artikelen die toelichting behoeven worden hieronder behandeld.

Artikel 2

Waar in deze verordening “raadslid” staat, kan dit ook een burgerlid zijn dat namens een raadslid optreedt. Burgerleden zijn door de raad benoemd op voordracht van een fractie.

Artikel 3

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet erop toe dat er voortgang blijft in het proces.

Artikelen 4 en 5

De griffier en griffiemedewerkers zijn in dienst van de raad. Om redenen genoemd in artikel 4, eerste lid, kunnen zij echter een verzoek om bijstand weigeren. In artikel 5 is aangegeven dat in een dergelijk geval de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan het presidium. Hoewel hierbij ook gedacht kan worden aan de werkgeverscommissie, is in deze verordening gekozen voor het presidium omdat het niet zozeer gaat om een rechtspositionele zaak als wel om een beoordeling van wat tot de taken van de raad behoort.

Bij weigering door de secretaris is de uiteindelijke beslissing voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester wordt hij vervangen door een door het college aan te wijzen wethouder (artikel 77, lid 1 Gemeentewet). Een beslissing van de burgemeester in dit verband is niet vatbaar voor beroep. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg de burgemeester verzoeken over zijn beslissing verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 6

Bij een geschil over bijstand die verleend is door de griffie, is de werkgeverscommissie de instantie die uiteindelijk beslist. Het gaat dan immers om de vraag of de griffie haar taak naar behoren heeft vervuld.

Bij een geschil over bijstand die verleend is door de reguliere ambtelijke organisatie, is de burgemeester, gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur, de meest aangewezen instantie om te beslissen

Artikel 7

Het betrokken collegelid heeft er belang bij op de hoogte zijn van de bijstand die is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Het tweede lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen college en raad terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om dit te waarborgen is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar.

Artikel 8

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. Deze bestaat uit een bedrag per fractie en een bedrag per raadszetel. Het bedrag per fractie garandeert dat elke fractie zich op gelijkwaardig niveau kan laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij een hogere vergoeding krijgen. Hierin voorziet het bedrag per raadszetel.

Artikel 9

De fracties hebben een grote vrijheid gelaten bij de besteding van de fractieondersteuning. Voorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden.

Het tweede lid noemt een aantal doelen waarvoor de bijdrage in elk geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. Het presidium neemt besluiten bij geschillen over de besteding van het fractiebudget en vormt hiermee de lokale ‘jurisprudentie’.

Bij uitgaven die op grond van een andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet.

Artikel 11

Uit het overzicht van de griffie moet blijken of de budgetten conform de verordening zijn besteed. De raad stelt de hoogte van de bijdragen vast. Hiermee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag. Dit bedrag kan afwijken van het verstrekte bedrag. In dit geval dient een verrekening plaats te vinden die ook door de raad wordt vastgesteld. Als het verstrekte bedrag hoger is dan de vastgestelde financiële bijdrage, kan het onverschuldigde bedrag teruggevorderd worden volgens artikel 4:57, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht. De beslissing tot terugvordering is – evenals het besluit waarmee de financiële bijdrage wordt vastgesteld – een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit.

Om te voorkomen dat achteraf verrekening nodig is, is in artikel 9, derde lid, een rol weggelegd voor het presidium.

Terug naar het overzicht