Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant:

  een door het bestuur benoemde:

  • -

    registeraccountant of

  • -

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole:

  de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het bestuur benoemde accountant van:

  • -

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • -

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • -

    het in overeenstemming zijn van de door het directieteam opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • -

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

  het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• d.

  deelverantwoording:

  een in opdracht van het bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• e.

  goedkeuringstolerantie:

  Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties wordt door de accountant gehanteerd bij de af te geven accountantsverklaring.

• f.

  rapporteringstolerantie:

  Een rapporteringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een bedrag. De rapporteringstolerantie wordt door de accountant gehanteerd bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 2 jaar met de optie tot eenzijdige verlenging door het bestuur van twee keer één jaar.

• 2.

  Het directieteam bereidt in overleg met het bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Het bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbasis en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • f.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan het bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de producten en de organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het directieteam

• 1.

  Het directieteam is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het directieteam draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, directiebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het directieteam schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het directieteam aan het bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt naar behoefte (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het bestuur, een lid van het directieteam, de domeinmanager bedrijfsvoering en teammanager financiën.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het directieteam draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het directieteam draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het directieteam draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de gemeenschappelijke regeling zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het directieteam kan de door het bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het directieteam informeert het bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het directieteam draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het directieteam is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

• 3.

  Het directieteam draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het directieteam bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het directieteam.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de teammanager waaronder de ambtenaar werkzaam is, een directieteamlid dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het bestuur door de accountant aan het directieteam voorgelegd met de mogelijkheid voor het directieteam om op deze stukken te reageren.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag, volgende op die van de bekendmaking daarvan en werkt terug tot 1 januari 2017 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2017 en later.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening HLTsamen 2017”.