Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Bestuur:

Het bestuur als bedoelt in art 1 van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen.

 

Directieteam:

Het directieteam als bedoeld in artikel 1 en 11 van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen.

 

Regeling

De gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen.

 

Werkorganisatie

De bedrijfsvoeringsorganisatie HLTsamen als bedoeld in artikel 1 van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLT samen.

 

Administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de werkorganisatie HLT samen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Het bestuur stelt, op voorstel van het directieteam, de programma-indeling vast.

• 2.

  Het bestuur stelt, op voorstel van het directieteam, per programma vast wat de te bereiken doelstellingen en te leveren prestaties zijn.

• 3.

  De programma’s worden, indien van toepassing, onderverdeeld naar taakvelden.

• 4.

  Het bestuur stelt op voorstel van het directieteam per programma de beleidsindicatoren vast in lijn met art 25 tweede lid, onder a, van het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  In de begroting en de jaarstukken wordt onder elk van de programma’s de lasten en baten weergegeven. In de toelichting wordt minimaal het overzicht van de lasten en baten per taakveld opgenomen.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen, per investering, het benodigde investeringskrediet van het begrotingsjaar en minimaal de volgende drie jaren weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie minimaal een overzicht verstrekt van geautoriseerde investeringskredieten en reeds gerealiseerde uitgaven in het boekjaar.

Artikel 4. Kaders

• 1.

  Het directieteam biedt het bestuur jaarlijks uiterlijk 14 april een kaderbrief aan met een voorstel voor beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2.

  De bijdragen van de deelnemende gemeenten, voor de taken en diensten die zijn overeengekomen, worden bepaald op basis van het beleid als opgenomen in de Bijdrageverordening van de werkorganisatie.

• 3.

  Het bestuur biedt jaarlijks de raden van de deelnemende gemeenten 8 weken voor vaststelling de ontwerpbegroting aan.

• 4.

  Het bestuur stelt jaarlijks de begroting uiterlijk op 31 juli vast.

• 5.

  In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

• 6.

  Het bestuur biedt jaarlijks de voorlopige jaarrekening voor 15 april aan de raden van de deelnemende gemeenten aan en stelt de jaarrekening uiterlijk op 14 juli vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting, per programma, de totale lasten en de totale baten als ook de stortingen en onttrekkingen aan de vastgestelde reserves en voorzieningen en de voorgestelde nieuwe investeringen.

• 2.

  Het directieteam draagt er zorg voor dat:

  • a.

    De programmabudgetten en investeringskredieten passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting.

  • b.

    De uitvoering gebeurt binnen de budgetten en doelstellingen van het betreffende programma.

• 3.

  Het directieteam informeert vanuit de actieve informatieplicht het bestuur minimaal bij de bestuursrapportage als ze verwacht dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden over of -onderschreden. Het directieteam voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet (met een dekkingsvoorstel) of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

Artikel 6. Bestuursrapportage

• 1.

  Het directieteam informeert het bestuur minimaal één keer per jaar, door middel van een bestuursrapportage over de realisatie van de begroting. De rapportage is bedoeld voor het melden van afwijkingen, zowel ten aanzien van het voorgenomen beleid als de inzet van middelen.

• 2.

  In de rapportage worden afwijkingen per taakveld, groter dan 50.000 euro, toegelicht zowel wat betreft lasten en baten als ook investeringen. Alle afwijkingen worden verwerkt in de begrotingswijziging.

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

Het directieteam biedt het bestuur ter vaststelling een nota aan waarin de regels voor waarderen en afschrijven van vaste activa zijn vastgelegd.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

Het directieteam biedt indien nodig het bestuur ter vaststelling een nota aan met de richtlijnen voor vorming en besteding van reserves en voorzieningen.

Artikel 9. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de taken en diensten conform artikel 4 lid 1 van de regeling wordt een extracomptabel systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Bij de kosten worden ook de afschrijvingskosten van de betrokken activa meegenomen.

• 3.

  Het renteomslagpercentage voor de toerekening van de rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa bedoeld in het eerste lid wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

Artikel 10. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken (economische activiteiten) aan andere organisaties conform artikel 4 lid 2 van de regeling waarbij de werkorganisatie in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste een geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht, tenzij het activiteiten betreft die zijn aangewezen als activiteiten die plaatsvinden in het algemeen belang.

Artikel 11. Financieringsfunctie

Het directieteam biedt het bestuur ter vaststelling een treasurystatuut aan. Bij het uitoefenen van de financieringsfunctie handelt het directieteam conform dit treasurystatuut. Het statuut bevat onder meer de (wettelijke) kaders, interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

Artikel 12. Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de organisatorische eenheden;

  • b.

    Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten.

  • c.

    Het verschaffen van informatie over besteding van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    Het verschaffen van informatie over vastgestelde indicatoren;

  • e.

    Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13. Financiële organisatie

• 1.

  Het directieteam zorgt voor en legt vast:

  • a.

    Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatorische eenheden;

  • b.

    Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    De te maken afspraken met de organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

  • e.

    De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden;

  • f.

    Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

  • g.

    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de werkorganisatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 14. Interne controle

• 1.

  Het directieteam zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213 lid 3a gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213 lid 3b gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het directieteam maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het directieteam zorgt voor een periodieke controle van de registratie en ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen. Bij afwijkingen neemt het directieteam maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 15. Hardheidsclausule

Ingeval de omstandigheden naar de mening van het directieteam daartoe aanleiding geven, kan in niet voorziene situaties of bij substantiële financiële tegenvallers afgeweken worden van het bepaalde in deze verordening. Het voorstel tot afwijking is gemotiveerd en wordt vastgesteld door het bestuur.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2017.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen 2017