Artikel 1 Begripsomschrijvingen/Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.1

  RDOG HM

  Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden, zoals omschreven in artikel 1.1. van de organisatieverordening RDOG HM.

   

• 1.2

  Verantwoordelijke

  Het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt: zijnde het dagelijks bestuur van de RDOG HM.

• 1.3

  Beheerder

  Medewerkers van de personeelsadministratie en salarisadministratie van de RDOG HM welke tot taak hebben zorg te dragen voor het beheer van personeelsgegevens.

• 1.4

  Persoonsgegeven

  Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens zijn geen persoonsgegevens en vallen niet onder deze regeling.

• 1.5

  Verwerking van persoonsgegevens

  Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.

• 1.6

  Medewerker

  Diegene die is aangesteld of is tewerkgesteld bij de RDOG HM en op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Onder medewerker wordt ook verstaan de uitzendkracht, de vrijwilliger, de stagiaire, de stagiaire met een werkervaringsplaats, de zpp’er en freelancer waarvan de RDOG HM persoonsgegevens verwerkt.

• 1.7

  Personeelsdossier

  Het geheel van – schriftelijk en/of digitaal – vastgelegde informatie met betrekking tot een medewerker.

• 1.8

  Personeelsinformatiesysteem

  Alle digitale systemen waarin de gegevens van de medewerker worden verwerkt en opgenomen.

Artikel 2 Grondslag

Het verwerken van persoonsgegevens van een medewerker in een personeelsdossier of personeelsinformatiesysteem is noodzakelijk in het kader van de uitvoering van een arbeidsovereenkomst, een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar of (stage)overeenkomst overeenkomstig de geldende wettelijke verplichtingen.

Artikel 3Verantwoordelijkheden en beheer

• 3.1

  Het dagelijks bestuur van de RDOG HM is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de medewerker als bedoeld in deze regeling.

• 3.2

  De verantwoordelijke is belast met de organisatie, uitvoering, controle en beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens van de medewerker overeenkomstig de Wbp/AVG.

• 3.3

  De beheerder draagt zorg voor het correct verwerken van persoonsgegevens. Hieronder valt ook een periodieke controle of gegevens nog kloppen.

Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

• 4.1

  De in het personeelsdossier en/of het personeelsinformatiesysteem opgenomen gegevens bevatten geen andere gegevens dan vermeld in bijlage 1 behorende bij deze regeling. Deze bijlage maakt integraal deel uit van deze regeling.

• 4.2

  De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medewerking van de medewerker.

Artikel 5 Inzagebevoegdheid vanuit functie

• 5.1

  De volgende personen kunnen de persoonsgegevens / personeelsdossiers van medewerkers raadplegen, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede uitoefening van hun functie:

  • a.

    de verantwoordelijke;

  • b.

    de directie van de RDOG HM;

  • c.

    de direct leidinggevende van de betrokken medewerker;

  • d.

    de betrokken personeelsadviseur;

  • e.

    de beheerder;

  • f.

    de (arbeids)jurist;

  • g.

    de Arbo-adviseur;

  • h.

    de opleidingscoördinator;

  • i.

    de calamiteitenadviseur;

  • j.

    Een externe deskundige voor zover deze schriftelijk toestemming heeft van de verantwoordelijke en/of de directie van de RDOG HM of de desbetreffende medewerker.

• 5.2

  In bijlage 2 van deze regeling is opgenomen welke gegevens door de in het eerste lid van dit artikel genoemde personen mogen worden ingezien.

• 5.3

  Het raadplegen van het (digitale) personeelsdossier geschiedt door tussenkomst van de beheerder of de betrokken personeelsadviseur, tenzij het via het digitale systeem mogelijk is voor de in het eerste lid van dit artikel genoemde personen om direct toegang te krijgen tot het personeelsdossier.

Artikel 6 Inzagebevoegdheid medewerker

• 6.1

  Indien een personeelsdossier niet direct digitaal toegankelijk is voor een medewerker, krijgt de medewerker of zijn gemachtigde desgevraagd inzage in zijn personeelsdossier. Deze inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van de beheerder of de betrokken personeelsadviseur.

• 6.2

  De beheerder of betrokken personeelsadviseur eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzocht om (digitale) inzage of afschrift.

• 6.3

  Indien (digitale) inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd door de verantwoordelijke aan de medewerker meegedeeld.

Artikel 7 Verstrekken van gegevens aan derden

• 7.1

  Persoonsgegevens van medewerkers worden enkel verstrekt aan derden indien:

  • a.

    zulks voortvloeit uit het doel van de registratie;

  • b.

    dit wordt vereist door een wettelijk voorschrift;

  • c.

    dit geschiedt met toestemming van de medewerker.

• 7.2

  De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden.

Artikel 8 Correctierecht

• 8.1

  De medewerker of zijn gemachtigde heeft het recht de beheerder om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over hem zijn verwerkt, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van deze regeling niet ter zake doende zijn, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd.

• 8.2

  Indien de beheerder van mening is dat aan het verzoek zoals bedoeld in het eerste lid niet tegemoet gekomen kan worden neemt hij contact op met de medewerker.

• 8.3

  Een afwijzing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd door de verantwoordelijke aan de medewerker meegedeeld.

Artikel 9 Bewaring en vernietiging

Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens in (digitale) dossiers geschieden in overeenstemming met hetgeen in bijlage 1 is opgenomen.

Artikel 10 Bezwaar en beroep

Op besluiten, zoals deze voortkomen uit de in deze regeling opgenomen bepalingen, zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 8 van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 11 Bijzondere gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het dagelijks bestuur van de RDOG HM.

Artikel 12 Slotbepalingen en citeertitel

• 12.1

  Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM”.

• 12.2

  Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na vaststelling door ons bestuur.