Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland houdende regels omtrent financiën Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2019

Publicatiedatum:

donderdag 28 maart 2019

Originele publicatie downloaden:

Type bekendmaking:

Verordeningen

Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland houdende regels omtrent financiën Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2019

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.

afdeling:

iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van het samenwerkingsverband Holland Rijnland met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het Dagelijks Bestuur;

b.

inkomsten:

totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;

c.

administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

1.
Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode een programma-indeling voor die bestuursperiode vast.
2.
Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode op voorstel van het Dagelijks Bestuur de taakvelden per programma vast.
3.
Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma relevante indicatoren vast. Het voorstel van het Dagelijks Bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
4.
Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

1.
In de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s respectievelijk de geraamde en gerealiseerde baten en lasten en het saldo daarvan weergegeven.
2.
In de begroting en de jaarstukken zijn een overzicht van respectievelijk de geraamde en gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen en de kosten van de overhead opgenomen.
3.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
4.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
5.
In de jaarstukken wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

1.
Het Dagelijks Bestuur biedt voor 1 april aan het Algemeen Bestuur een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.
2.
Het Algemeen Bestuur stelt deze nota voor 15 april vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

1.
Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.
2.
In afwijking van het eerste lid kan het Algemeen Bestuur een activiteit welke onderdeel is van een programma als prioriteit aanwijzen en daarvoor de baten en lasten apart autoriseren.
3.
Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
4.
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het Algemeen Bestuur geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van de geautoriseerde lasten van het programma of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.
5.
Bij de behandeling van de tussenrapportage in het Algemeen Bestuur als bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het Dagelijks Bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten of voor het bijstellen van het beleid.
6.
Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

1.
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland.
2.
Het Dagelijks Bestuur levert de tussentijdse rapportage tijdig aan bij het Algemeen Bestuur zodat deze in de najaarsvergadering van het Algemeen Bestuur kan worden besproken.
3.
De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
4.
De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de afwijkingen van:
- a.
  de baten en de lasten per programma;
- b.
  het totale saldo van de baten en lasten volgend uit onderdeel a;
- c.
  de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;
- d.
  het resultaat, volgend uit de onderdelen b en c.
5.
In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan 5% met een minimum bedrag van € 25.000 toegelicht.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

1.
Materiële vaste activa met economisch nut worden, te beginnen in het jaar na aanschaf, lineair afgeschreven, afhankelijk van de economische levensduur, in maximaal:
- a.
  10 jaar voor telefooninstallaties, bekabeling en meubilair;
- b.
  5 jaar voor automatiseringsapparatuur;
- c.
  
  5 jaar voor software met een verkrijgingprijs van meer dan € 1.500.
  
  De afschrijving van de niet genoemde soorten investeringen wordt afgestemd op de verwachte economische levensduur.
2.
De rentetoerekening vindt plaats op basis van de boekwaarde per 1 januari.
3.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 8. Bestemmingsreserves

1.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:
- a.
  het specifieke doel van de reserve;
- b.
  de voeding van de reserve;
- c.
  de maximale hoogte van de reserve; en
- d.
  de maximale looptijd.
2.
Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet volledig is benut, valt de bestemmingsreserve vrij.

Artikel 9. Kostprijsberekening

1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten de overheadkosten betrokken.
2.
Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen, wordt uitgegaan van een aandeel overheadkosten conform het percentage van de totale overheadkosten ten opzichte van de exploitatielasten (exclusief onttrekkingen en toevoegingen).

Artikel 10. Vaststelling hoogte heffingen

Het Dagelijks Bestuur doet het Algemeen Bestuur minimaal eenmaal per vier jaar een voorstel voor de hoogte van de tarieven.

Artikel 11. Financieringsfunctie

In het door het Algemeen Bestuur vastgestelde Treasurystatuut zijn regels en richtlijnen opgenomen met betrekking tot de financieringsfunctie.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 12. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland als geheel en in de afdelingen;
b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoort;
c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van Holland Rijnland;
e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor:

a.
een eenduidige indeling van de organisatie van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;
b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
e.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; en
f.
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden;
g.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
h.
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies; en
i.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 14. Interne controle

1.
Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.
2.
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen met dien verstande dat de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten en de vorderingen van crediteuren periodiek worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 15 Intrekking oude verordening en overgangsrecht

1.
De Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 17 december 2014, wordt ingetrokken per 1 januari 2019.
2.
De Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag en de bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2018 en 2019.

Artikel 16 Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze verordening treedt in werking op 1 april 2019 en werkt terug tot en met 1 januari 2019.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2019.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 13 maart 2019.

De secretaris,

L.A.M. Bakker

de voorzitter,

H.J.J. Lenferink

Algemene toelichting

De Gemeentewet schrijft in artikel 212 voor dat gemeenten en provincies (en openbare lichamen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen) moeten beschikken over een financiële verordening. Het Algemeen Bestuur stelt in deze verordening, binnen de in hogere regelgeving vastgelegde regels, de uitgangspunten (kaders) voor het financiële beleid alsmede het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie vast. De financiële verordening moet waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan” (artikel 212 lid 1 van de Gemeentewet).

Wijziging van het BBV

Met het inwerking treden van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in 2004 werd een transparantere informatievoorziening rondom de begroting en verantwoording gerealiseerd. Tien jaar na inwerkingtreding blijkt dat de aldus gerealiseerde sturingsinformatie voor niet financieel specialisten onvoldoende is en een goede discussie over de begroting en jaarrekening in de weg staat. De rode draad van de wijzigingen van het BBV is een versterking van de horizontale sturing, meer transparantie van het besluitvormingsproces rond begroting en verantwoording, en een betere landelijke vergelijkbaarheid van de kosten en de daarmee gerealiseerde beleidsresultaten.

De wijzigingen in het BBV betreffen de uitvoeringsinformatie (vastgelegd in taakvelden), vastgestelde beleidsindicatoren, nieuwe financiële kengetallen en een aantal meer technische onderwerpen.

Aanpassing financiële verordening

Bovengenoemde wijzigingen zijn voor het eerst op de begroting 2018 van Holland-Rijnland van toepassing geweest. Een deel van de wijzigingen van het BBV is niet rechtstreeks van toepassing op de begroting en de verantwoording maar betreft kaders die door het Algemeen Bestuur in de financiële verordening moeten worden vastgesteld. De Financiële Verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 is daartoe aangepast.

Voor aanpassing van de huidige verordening aan de nieuwe verplichtingen uit het BBV is uitgegaan van de door de Vereniging Nederlandse gemeenten (VNG) opgestelde modelverordening. Zoveel als mogelijk is vermeden verplichtingen die zijn vastgelegd in het BBV te herhalen. Herhaling van deze regels heeft geen meerwaarde, maakt de verordening onnodig lang en zou tot onduidelijkheid kunnen leiden over mogelijkheden tot aanpassing van de betreffende regels. Deze verordening is daarmee geen uitputtend naslagwerk van de geldende regels. De volgende regels zijn onder meer van toepassing:

-
De Gemeentewet;
-
Het BBV;
-
De Wet markt en overheid;
-
De Wet financiering decentrale overheden
-
De Wet houdbare overheidsfinanciën (‘wet HOF’);
-
Het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie (staatssteun; art.107 - 109);
-
De Wet gemeenschappelijke regelingen

Toelichting op de artikelen

Deze toelichting legt waar nodig uit hoe de artikelen van de verordening gelezen moeten worden en waartoe ze dienen.

Artikel 2. Programma-indeling

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken.

In het eerste lid is vastgelegd dat de indeling van de programma’s bij aanvang van iedere periode door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld.

Het tweede lid bepaalt dat het Dagelijks Bestuur de taakvelden aan de programma’s toewijst.

Het derde lid verplicht het Algemeen Bestuur beleidsindicatoren vast te stellen waarmee de maatschappelijke effecten van het beoogde of gerealiseerde beleid kunnen worden toegelicht. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting. Per programma wordt aangegeven wat de doelstelling – in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten – is en hoe er naar wordt gestreefd deze effecten te bereiken. De indicatoren die daarbij ten minste moeten worden gebruikt zijn landelijk vastgelegd. Het Algemeen Bestuur kan besluiten ook nog andere indicatoren op te nemen in de begroting en jaarrekening.

Het BBV legt in artikel 9 vast dat afzonderlijke paragrafen over lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid in de begroting en jaarstukken moeten worden opgenomen. In deze paragrafen wordt het Algemeen Bestuur integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd. De paragrafen verbonden partijen en grondbeleid zijn niet van toepassing op het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland.

Het vierde lid geeft het Algemeen Bestuur de mogelijkheid bij aanvang van de bestuursperiode extra paragrafen toe te voegen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een paragraaf subsidies of een paragraaf duurzaamheid.

Overigens bepaalt dit artikel niet dat bij het aantreden van een nieuw Algemeen Bestuur de gehele begroting en jaarstukken moeten worden herzien. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam. Als de indeling en gebruikte indicatoren de vorige periode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

In dit artikel zijn aanvullend op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting en jaarstukken.

In het derde lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven.

Het vierde lid bepaalt dat in aanvulling op het bepaalde in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten de gevolgen van de begroting en meerjarenraming voor de gemeentelijke schuldpositie inzichtelijk worden gemaakt.

Het vijfde lid bepaalt dat net als in de begroting ook in de jaarstukken informatie over de investeringen dient te worden opgenomen.

Artikel 4. Kaders begroting

Het eerste lid bepaalt, in aanvulling op de artikelen 189 en 193 Gemeentewet en het BBV, dat het Algemeen Bestuur voorafgaand aan het opstellen van de begroting een nota vaststelt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het Dagelijks Bestuur voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar worden gesteld. Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (derde lid artikel 189 Gemeentewet).

Het Algemeen Bestuur kan kiezen op welk niveau budgetten beschikbaar worden gesteld. Het in de financiële verordening 2014 daartoe vastgelegde niveau van programma’s is gehandhaafd gebleven.

Het eerste lid bepaalt dat de autorisatie van de baten en de lasten plaats vindt op het niveau van programma’s.

Het tweede lid biedt het Algemeen Bestuur de mogelijkheid binnen een programma activiteiten als prioriteit te bestempelen en daarvoor (op een lager niveau) de baten en lasten te autoriseren.

Naast lopende uitgaven kunnen investeringen gedaan worden. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (derde lid). Wel kan het Algemeen Bestuur bij de begrotingsbehandeling aangegeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan het Algemeen Bestuur de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar het Algemeen Bestuur autoriseert de uitgaaf nog niet. Het Dagelijks Bestuur is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.

Het vierde lid verplicht het Dagelijks Bestuur dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan het Algemeen Bestuur te melden, zodat het Algemeen Bestuur kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld.

Gedurende het begrotingsjaar kan het Algemeen Bestuur op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. Het vijfde lid bepaalt dat over begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid bij de behandeling van de tussenrapportages besloten kan worden.

Meestal komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel die bij het opstellen van de begroting niet waren voorzien. Het zesde lid van het artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten anders dan bij vaststelling van de begroting. Dus ook voor investeringen die pas in de loop van het begrotingsjaar worden voorzien.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

Een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor het Algemeen Bestuur is de tussentijdse rapportage. Op basis daarvan wordt het Algemeen Bestuur geïnformeerd over de (onder)uitputting van budgetten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa

In het tweede lid, onder a, van artikel 212 Gemeentewet is opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 7 invulling gegeven. In dit artikel zijn de bepalingen over afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa opgenomen. Optioneel is het stellen van een maximale afschrijvingstermijn. Van een maximale afschrijvingstermijn kan naar beneden worden afgeweken. Reden hiervoor is dat de economische levensduur van bijvoorbeeld nieuwe riolering langer is dan die van oude riolering. Door het opnemen van de maximale afschrijvingstermijn kan voor oude riolering een korte afschrijvingstermijn worden toegepast zonder hiervoor in de verordening een aparte bepaling op te nemen.

Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Natuurlijk geldt hierbij wel het criterium dat de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief moeten afstemmen op de verwachte levensduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt het getrouwe beeld van de jaarrekening aangetast.

Artikel 8. Bestemmingsreserves

Voor een voorgenomen bestedingen kan het Algemeen Bestuur een bestemmingsreserve vormen. Hiermee wordt op de balans tot uitdrukking gebracht dat deze voornemens in de loop van de jaren middels de afschrijvingen een beslag op het eigen vermogen gaan leggen. In het eerste lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een dergelijke bestemmingsreserve opgenomen.

Voornemens worden niet altijd uitgevoerd. Er bestaat het gevaar, dat bestemmingsreserves op de balans blijven staan. Door een maximale “houdbaarheidsdatum” op te nemen kan dit worden voorkomen. Het tweede lid bepaalt dat bestemmingsreserves die de houdbaarheidsdatum hebben overschreden, vervallen.

Artikel 9. Kostprijsberekening

Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, onder b, dat de verordening in ieder geval de grondslagen dient te bevatten voor de berekening van de, door het Algemeen Bestuur, in rekening te brengen tarieven voor heffingen. De grondslag voor de tarieven wordt gevormd door de opbouw van de kostprijs. Met de herziening van het BBV moeten de overheadkosten apart worden verantwoord en niet meer worden doorberekend aan specifieke taken of activiteiten. Daarmee vervalt de mogelijkheid om de integrale kostprijzen in de administratie van de baten en lasten op taakvelden van de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening in beeld te brengen.

Het eerste lid van artikel 9 bepaalt, dat de kostprijsberekeningen extracomptabel worden berekend en vastgelegd en dat de kostprijzen bestaan uit de directe kosten en een opslag voor de overhead.

Het tweede lid bepaalt dat voor de toerekening van overhead aan de kostprijs van de heffingen het percentage totale overhead ten opzichte van de totale exploitatie wordt gehanteerd.

Artikel 10. Vaststelling hoogte heffingen

Het vaststellen van de tarieven is een bevoegdheid van het Algemeen Bestuur. Deze bevoegdheid kan niet worden gedelegeerd (artikel 156 van de Gemeentewet). Artikel 10 bepaalt dat de tarieven minimaal eenmaal per vier jaar dienen te worden vastgesteld. De bijbehorende verordeningen dienen dan eveneens te worden herzien.

Artikel 11. Financieringsfunctie

De financieringsfunctie is opgenomen in het Treasurystatuut van Holland Rijnland. Het Treasurystatuut geeft invulling aan de verplichting (artikel 212 Gemeentewet) regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financierings-functie op te nemen.

Artikel 12. Administratie

Onder artikel 12 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen.

Artikel 13. Financiële organisatie

Artikel 13 geeft een opsomming van de terreinen van de financiële organisatie waarvoor het Dagelijks Bestuur beleid en interne regels moet stellen. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand dat het Dagelijks Bestuur een organisatiebesluit, een Treasurystatuut en de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de kostentoerekening vastlegt. Bij het beleid en interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan vastgestelde inkoopvoorwaarden.

Bij het beleid en interne regels voor steunverlening en subsidieverstrekking gaat het om procedures die naleving van de Europese staatssteunregels, regels voor diensten van algemeen economisch belang, de Algemene wet bestuursrecht en regels zoals bijvoorbeeld opgenomen in een Algemene Subsidieverordening waarborgen. In geval van misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen voordat bijvoorbeeld een subsidie aan een organisatie verleend wordt.

Artikel 14. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Het eerste lid draagt het Dagelijks Bestuur op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.

Het tweede lid verplicht het Dagelijks Bestuur regelmatig te controleren of de administratie over het financieel vermogen overeenkomt met wat het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland daadwerkelijk bezit. Advies is om deze controle eens in de vier of vijf jaar uit te voeren.

Artikel 15. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2020 en later. De begrotingen 2018 en 2019 zijn nog volgens de bepalingen van de oude verordening opgesteld. Deze is daarom ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de rapportages en de jaarstukken behorend bij deze begrotingsjaren. Hiervoor is een overgangsbepaling opgenomen.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

De nieuwe verordening treedt met terugwerkende kracht datum op 1 januari 2019 (voor het vaststellen van de voorjaarsnota van het jaar 2020) in werking.

Vaststelling

Binnen twee weken na vaststelling door het Algemeen Bestuur moet het Dagelijks Bestuur de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (artikel 215 Gemeentewet).

Terug naar het overzicht