Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland houdende regels omtrent het archief Archiefverordening van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2008
Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland houdende regels omtrent het archief Archiefverordening van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2008
Het Algemeen Bestuur van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland
gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 29 mei 2008
gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 40 van de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de bevoegdheden van het Algemeen Bestuur inzake de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland, het beheer van de archiefruimten en archiefbewaarplaats en tenslotte het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III. De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten voor archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De Secretaris is beheerder van de archiefbescheiden van het samenwerkingsorgaan die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van het samenwerkingsorgaan en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
- 1.
-
2.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor een blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van het samenwerkingsorgaan voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van het samenwerkingsorgaan die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Het Dagelijks Bestuur doet tenminste éénmaal per vier jaar, beginnende in 2008, aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 en 41 van de wet. Zij legt daarbij over de verslagen die door de Secretaris aan haar zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht.
Onder de bevelen van het Dagelijks Bestuur is de Secretaris belast met het beheer van de in de archiefruimte berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De Secretaris kan ter ondersteuning een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma in de archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Hoofdstuk IV. Toezicht van de Archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland van 25 juni 2008.
De Secretaris,
De voorzitter,
Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het Algemeen Bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het Dagelijks Bestuur draagt voor de archieven van het samenwerkingsorgaan, het beheer van de archiefruimten en archiefbewaarplaats en tenslotte het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995, nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2008.
Binnen een zittingsperiode verneemt het Algemeen Bestuur aldus tenminste éénmaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Goed
Matig
Slecht
