Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• ■

  gesprek: klankbordgesprek van de raad met de burgemeester;

• ■

  commissie: de commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet die klankbordgesprekken voorbereidt en voert met de burgemeester

• ■

  commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland;

• ■

  griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet benoemde functionaris;

Artikel 2. Instellen en taak commissie

Er is een commissie die tot taak heeft het voorbereiden van en voeren van klankbordgesprekken met de burgemeester.

Artikel 3 Samenstelling en voorzitterschap

• 1.

  De commissie bestaat uit bestaat uit de fractievoorzitters van de politieke partijen vertegenwoordigd in de raad.

• 2.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

• 3.

  Het lidmaatschap van de commissie eindigt indien:

  • a.

    Het lid ophoudt lid te zijn van de raad;

  • b.

    Het lid geen fractievoorzitter meer is.

• 4.

  De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 5.

  De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

• 6.

  De voorzitter leidt het gesprek, tenzij de commissie besluit zich te laten bijstaan door een externe gespreksleider.

• 7.

  De voorzitter waarborgt het open en lerende karakter van het gesprek, waakt voor politiek geladen bijdragen en let op de verdeling van de spreektijd.

• 8.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De griffier is secretaris van de commissie. Bij afwezigheid van de griffier wordt hij vervangen door zijn plaatsvervanger.

• 2.

  De secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 5 Quorum

• 1.

  Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de griffier mee.

• 2.

  Bij verhindering van twee of meer leden van de klankbordgroep zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 6 Het gesprek

• 1.

  De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

• 2.

  De gesprekken vinden plaats in beslotenheid

• 3.

  De reguliere gesprekken worden gevoerd tenminste drie weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

• 4.

  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 5.

  Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is (her)benoemd.

Artikel 7 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

• 1.

  De commissie houdt minimaal eens per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2.

  Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3.

  In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens binnen een termijn van drie tot zes maanden een evaluatiegesprek plaats.

• 4.

  Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

• 5.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 8 Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2.

  De commissie legt bij gesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de klankbordgroep ziet er op toe dat hieraan wordt voldaan.

• 3.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan anderen, niet zijnde raadsleden, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.

• 4.

  De commissie treft, met inachtneming van artikel 11 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, het voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 5.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.

• 6.

  De geheimhoudingsplicht blijft na uittreding uit of ontbinding van de klankbordgroep van kracht.

• 7.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, op de eventuele externe gespreksleider zoals bedoeld in artikel 6, vierde lid, op betrokkenen en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 9, tweede lid van deze verordening informatie is ingewonnen.

Artikel 9 Voorbereiding

• 1.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorgaande gesprek in te zien.

• 2.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 3.

  De commissie kan bij derden informatie inwinnen over de wijze waarop de burgemeester de verschillende rollen van het ambt vervult.

• 4.

  De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

• 5.

  De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

• 6.

  Uiterlijk een week voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

Artikel 10 Verslaglegging

• 1.

  Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor alle raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.

• 2.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk en feitelijk beeld (op hoofdlijnen) van het besprokene.

• 3.

  Een lid van de commissie kan laten aantekenen, dat hij of zij het niet eens is met het verslag of een specifiek onderdeel ervan.

• 4.

  Alvorens het verslag vast te stellen, krijgen alle gespreksdeelnemers de gelegenheid te reageren op het concept.

• 5.

  Het verslag wordt door de klankbordgroep en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• 6.

  Een afschrift van het verslag met eventuele aantekening wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 11 Archivering

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder afschrift van het vastgestelde verslag.

• 2.

  Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester door de griffier vernietigd.

Artikel 12 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na publicatie.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeente Hillegom 2023.