Verordening op de raadscommissie van Hillegom 2023
Verordening op de raadscommissie van Hillegom 2023
Paragraaf 1 Vergaderfrequentie; voorbereidingen
Artikel 7 Voorlopige agenda, oproep en beschikbaarheid stukken
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep via het raadsinformatiesysteem aan eenieder beschikbaar gesteld. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd wordt via het besloten raadsinformatiesysteem aan de leden beschikbaar gesteld.
- 6.
- 7.
Paragraaf 2 Orde van de vergadering
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid dat deelneemt aan de vergadering de presentielijst.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
De totaal beschikbare spreektijd bedraagt maximaal 30 minuten. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
- 6.
- 1.
- 2.
- a.
- b.
- c.
- d.
- 3.
- 4.
De leden, de voorzitter en overige personen die het woord hebben gevoerd, hebben het recht een voorstel tot verandering aan de raad te doen, als het schriftelijke conceptverslag naar hun mening onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat geadviseerd is. Een voorstel tot verandering dient, ten minste 24 uur voor de vergadering waarin het verslag wordt vastgesteld, schriftelijk bij de griffier te worden ingediend.
- 5.
Hoofdstuk 5: Geheimhouding en besloten commissievergadering
Artikel 22 Opheffen geheimhouding van geheimhouding
De raadscommissie en beeldvormende kunnen alleen de geheimhouding opheffen op stukken waarop de commissie deze geheimhouding heeft gelegd, tenzij deze stukken berusten bij de raad. Dan kan alleen de raad de geheimhouding opheffen.
Aldus besloten in de vergadering van 29 juni 2023.
Mw. Drs. Y.P.A. Hermans,
griffier
Dhr. A. van Erk,
voorzitter
Artikelsgewijze toelichting op de Verordening op de raadscommissie van Hillegom
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
De Gemeentewet kent het begrip ‘fractie’ niet maar gaat in artikel 33, tweede lid, wel uit van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractie-ondersteuning). Tot de fractie behoren de gekozen vertegenwoordigers (raadsleden). In deze verordening wordt voor de gekozen leden en burgerleden samen de term “brede fractie” gehanteerd.
Hoofdstuk 2: Taken en samenstelling
De taken van de raadscommissie zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. Naast de technisch-inhoudelijke voorbereiding in de beeldvormende commissie vindt in de raadscommissie een politieke bespreking plaats. Brede fracties geven in de tweede termijn hun opinie. De raadscommissie biedt ook ruimte aan opinies die leven bij de bevolking en bij organisaties en groeperingen in de gemeente. De raadscommissie heeft zo ook een belangrijke taak bij de vervulling van de volksvertegenwoordigende rol van de raad. Ter invulling van het tweede lid staat op de agenda van de raadscommissie staat ook het agendapunt ‘Korte mededelingen uit college en samenwerkingsverbanden’. Bij dit agendapunt kunnen portefeuillehouders informatie geven over niet-geagendeerde onderwerpen. Ook raadsleden die benoemd zijn als vertegenwoordigers in samenwerkingsverbanden, kunnen hierover bij dit agendapunt informatie geven.
De raadsfracties hebben er behoefte aan ook anderen dan gekozen raadsleden te laten deelnemen aan de voorbereiding van de besluitvorming door de raad. Deze zogenoemde burgerleden kunnen de taken van de raadsleden verlichten. Zij worden door een fractie voorgedragen en leggen de eed of belofte af. De voorgedragen burgerleden worden niet benoemd door de raad. Vaak blijkt het burgerlidmaatschap ook een “kweekvijver” voor toekomstige raadsleden. Daarmee dient het niet alleen het fractiebelang, maar ook het gemeentelijk belang. Van burgerleden wordt verwacht dat ze actief deelnemen aan de raadscommissievergaderingen. Op grond van het vierde lid moeten ook niet-raadsleden voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij ingezetene van de gemeente moeten zijn en ten minste achttien jaar, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun andere functies openbaar moeten maken en niet tevens bepaalde in de wet genoemde functies mogen vervullen. De verwijzing naar artikel 15 van de Gemeentewet (‘verboden handelingen’) is geschrapt omdat er een taak bij gedeputeerde staten belegd werd (verlenen ontheffing) zonder dat gemeenten daar een expliciete grondslag voor hebben. De burgerleden worden wel gewezen op de onwenselijkheid van het verrichten van bepaalde werkzaamheden. Voorgedragen burgerleden hoeven niet op de verkiezingslijst van een politieke partij te hebben gestaan. Hierdoor komen ook inwoners die ná de verkiezingen actief willen worden voor een politieke partij, in aanmerking voor het burgerlidmaatschap.
Over lid 6: Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van de raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 4, eerste lid, dat de raad de voorzitters “uit zijn midden” benoemt. Het tweede lid geeft aan dat een voorzitter niet als vertegenwoordiger van zijn fractie optreedt, maar als onafhankelijk voorzitter.
Een burgerlid neemt deel aan de vergaderingen namens de fractie die het burgerlid heeft voorgedragen. Raadsleden zijn lid uit hoofde van hun raadslidmaatschap (artikel 3 eerste lid). De voorzitters wordt de raad benoemd en kan ook door de raad ontslagen worden (lid 4). Ook een burgerlid kan door de raad worden ontslagen. Dit zou aan de orde kunnen komen als een voorzitter niet meer het vertrouwen van de raad bezit of als een burgerlid bij herhaling commissievergaderingen verstoort en de eigen fractie het burgerlid niet wenst terug te trekken.
De griffier heeft als taak de raadscommissie te ondersteunen. Dit betreft met name logistieke en procedurele ondersteuning van de raadscommissie. Indien gewenst kan technische beleidsinhoudelijke ondersteuning door de griffier, via de gemeentesecretaris, uit het reguliere ambtelijke apparaat worden betrokken.
Paragraaf 1 Vergaderfrequentie; voorbereidingen
De driehoek wordt hier genoemd omdat deze de voorlopige agenda van de raadscommissie opstelt en daarmee bepaalt hoeveel vergaderavonden nodig zijn. Het presidium bepaalt per kalenderjaar in het vergaderschema alle raadscommissiedata en –reservedata. Het aantal raadsleden dat nodig is om een vergadering van de raadscommissie bijeen te roepen is gelijkgesteld aan het aantal dat nodig is om een raadsvergadering bijeen te roepen (art. 17 Gemeentewet).
Artikel 7 Voorlopige-agenda, de oproep en beschikbaarheid stukken
De driehoek stelt voorlopige agenda op. De schriftelijke oproep wordt per mail verzonden. De in Hoofdstuk Va van de Gemeentewet bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd.
Raadsleden kunnen een agenderingsverzoek indienen voor een gesprek tijdens de raadscommissie of een presentatie tijdens de beeldvormende commissie. De driehoek plaatst een agenderingsverzoek op een passende agenda. De raadscommissie stelt vervolgens zelf haar agenda vast.
Artikel 8 Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet.
Paragraaf 2 Orde van de vergadering
In de verordening is weinig geregeld met betrekking tot de orde van de vergaderingen om de werkwijze zo flexibel mogelijk te houden. De mogelijkheid om een voorstel van orde in te dienen (artikel 16) legt de sturing geheel bij de vergadering zelf.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 10 Deelname aan de beraadslaging door anderen
Dit artikel maakt het mogelijk dat de raadscommissie zich door niet alleen het college laten informeren. Door derden formeel toe te staan deel te nemen aan de beraadslaging geldt voor hen ook het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van de raadscommissie en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers voor het overige niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen over de orde van de vergadering.
De driehoek stelt de voorlopige agenda van de raadscommissie op, maar uiteindelijk bepaalt de raadscommissie zijn eigen agenda. Hieruit vloeit ook voort dat het college niet meer zelf kan beslissen over de behandeling van een voorstel dat het aan de raad heeft aangeboden en dat op de voorlopige agenda staat vermeld (derde lid). Met “wijze van behandeling” (tweede lid) wordt bedoeld de behandeling als bespreekstuk of als hamerstuk. Dit artikel heeft tot doel de raadscommissie een actieve rol te geven in de agendering en geeft het individuele commissielid invloed op de agenda. De raadscommissie kan besluiten een voorstel niet te behandelen. Maar de raad gaat vervolgens over zijn eigen agenda. Alleen de raad kan onderwerpen van zijn agenda afvoeren.
Artikel 12 Spreekrecht burgers
Voor de goede orde is een aantal onderwerpen van het spreekrecht uitgezonderd. In het vierde lid is bepaald dat een inspreker zich ten minste 24 uur voor de vergadering dient aan te melden. Hierdoor wordt het mogelijk het beoogde onderwerp te toetsen aan de bepalingen van het tweede en derde lid.
De hier opgenomen regeling is gelijk aan de regeling die geldt voor de raad.
Het is de bedoeling dat technische vragen over een voorstel of onderwerp zoveel mogelijk al voorafgaand aan de raadscommissievergadering gesteld en beantwoord zijn. In de eerste termijn geven de commissieleden hun mening over het raadsvoorstel (benoemen plus- en/of minpunten) en vindt een verkennende discussie op inhoud plaats, zodat de opinies helder zijn. De brede fracties adviseren na de beraadslagingen over de agendering als bespreekstuk of hamerstuk in de volgende raadsvergadering. Tijdens de beeldvormende commissievergaderingen kunnen raads- en burgerleden technische vragen stellen. Deze vergaderingen zijn bedoeld om de raads- en burgerleden te informeren. Er worden geen meningen gegeven of debat gevoerd.
Na het debat geven de fracties een advies over het raadsvoorstel. Zij kunnen adviseren om het raadsvoorstel als hamerstuk of als bespreekstuk door te laten gaan naar de raadsvergadering. Als twee fracties aangeven dat zij over een raadsvoorstel verder willen spreken dan adviseert de commissie zodanig.
In uitzonderlijke gevallen kan de raadscommissie de raad ook adviseren om een raadsvoorstel van de agenda af te voeren. De raad zal hier wel zelf een keuze over moeten maken. Alleen de raad gaat over zijn agenda.
Artikel 16 Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct besloten door de raadscommissie. Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.
Insprekers krijgen geen schriftelijk concept verslag toegestuurd omdat daarin alleen het onderwerp van hun bijdrage wordt vermeld. Zij worden vooraf gewezen op het openbare audioverslag. De commissievergaderingen kennen een steeds wisselende samenstelling. Er is mede daarom voor gekozen de verslagen van deze bijeenkomsten door de raad te laten vaststellen.
Hoofdstuk 4: Toehoorders en media
Artikel 18 Toehoorders en media
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelt dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor de raadscommissie ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Het derde en vierde lid van dit artikel voorzien hierin.
Artikel 19 Geluid- en beeldregistraties
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Hoofdstuk 5: Besloten vergadering
Artikel 20 Opleggen geheimhouding
De raadscommissie en beeldvormende commissie kunnen geheimhouding opleggen op stukken en op alles wat besproken is tijdens een vergadering. Hiervoor moet wel een wettelijke grondslag voor zijn. Deze staan in artikel 5.1 lid 1 en 2 van de Wet Open Overheid.
Artikel 21 Nadere regels over delen van geheime informatie
Als de raad van het college of de burgemeester informatie ontvangt waar geheimhouding op rust mogen alleen raadsleden deze informatie inzien. Hierna mag alleen de raad deze geheime informatie delen met derden. Als deze informatie bij een raadsvoorstel zit wat besproken wordt in een commissievergadering dan mogen ook de burgerleden deze informatie inzien.
Artikel 22 Opheffen geheimhouding van geheimhouding
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 23 besloten vergaderingen
De raads- of beeldvormende commissie kunnen besloten vergaderen. Hiervoor moeten vijf aanwezige leden een verzoek voor doen. Ook de commissievoorzitter kan “de deuren laten sluiten.” Als de commissie besloten vergadert dan is alles wat dan besproken wordt, inclusief het verslag, geheim, tot de commissie of de raad deze geheimhouding opheft.
Artikel 24 Uitleg verordening en artikel 25 Inwerkingtreding en citeertitel